I jak się tutaj pozbierać? Czyli 3 kroki do lepszej organizacji…

makecourseready2
Firma online

I jak się tutaj pozbierać? Czyli 3 kroki do lepszej organizacji…

Była pandemia.. nadal jest pandemia.. ale wydawałoby się, że człowiek się do niej najzwyczajniej przyzwyczaił. Od marca minęły dopiero 3 miesiące (nawet nie całe). Jednak rozmawiając z wami prywatnie ja i widząc moich kursantów mam wrażenie, że niektórzy przeszli poważną rewolucję w swoim życiu zawodowym. Nagle trzeba było znaleźć sposób na współpracę na odległość. Do tego dzielenie pracy w domu z opieką i nieraz nauką swoich dzieci, gotowaniem obiadów, sprzątaniem, praniem, zakupami, które nagle trwały znacznie dłużej niż normalnie, martwieniem się o swoje zdrowie i zdrowie najbliższych.. o potencjalnej utracie pracy nie wspominając. Jeśli śmierć i rozwód zajmują pierwsze miejsce na liście najbardziej stresujących sytuacji w życiu człowieka, to pandemia z pewnością zajmuje 3 miejscde.

Dopiero co zwyczyczaliliśmy się do nowej sytuacji, a tu na nowo trzeba wracać do swoich biur i pracy od-do. A przynajmniej niektórzy z was muszą. Bo ja już paręnaście lat temu postanowiłam na pracę poza biurem. Dzielenie obowiązków domowych z pracą i wychowywaniem dziecka. Jestem chyba weteranem jeśli chodzi i takie klimaty. Tylko nawet u mnie nie było łatwo, bo postawiłam na taki rodzaj pracy, aby być niezależna i móc podróżować i zwiedzać.. nie pamiętam, kiedy ostatnim razem nie wyjeżdżam nigdzie przez okres dłuższy niż 1,5 miesiąca. Taaaak, wiem.. dla niektórych to może być kaprys i żaden problem, ale jeśli przez 17 lat pracujesz i żyjesz na walizkach,to uwierz mi.. nie jest łatwo z dnia na dzień zatrzymać się domu… Ok, moment kryzysowy przetrwałam.

Z drugiej strony cieszę się, że pandemia trafiła w tym okresie mojego życia, gdy już nabrałam przez lata praktycznego podejścia do zdalnego prowadzenia biznesu. Że nie musiałam z dnia na dzień szukać i błądzić po omacku, nie wiedząc za co się zabrać. Dlatego też dzisiaj chcę podzielić się z wami kilkoma najważniejszymi punktami organizacji takiej pracy. Tak aby zawsze wykonać pracę na czas i mieć wszystko pod kontrolą.

KROK 1: LISTA ZADAŃ

Pierwszym krokiem jest przygotowanie listy swoich największych zadań. I tutaj uwaga, co znaczy “najważniejsze”. To takie, których wykonanie przyczynia się do zwiększenia (lub ostateczności utrzymania) Twoich zarobków. I nie mówię tutaj nawet o wyłączeniu Facebooka, czy Instagrama. Proponuję zacząć od przygotowania sobie rano kartki papieru i zapisywania wszystkiego co robisz w ciągu dnia. Dodaj do tego listę zadań, które są absolutnie niezbędne z punktu widzenia prowadzenia Twojego biznesu. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, z pewnością będzie to organizowanie wysyłki towarów czy wstawianie i niezbędna aktualizacja aktualnych towarów w sklepie. Tylko pamiętaj, ma to być niezbędna aktualizacja, a nie dodawanie nowych ikon na stronę.

Dla mnie jednym z codziennych obowiązków jest odpowiadanie na maile moich kursantów. Mam dział “Pomoc Trenera” na stronie internetowej, gdzie kursanci wysyłają maile. W pierwszej kolejności w ciągu dnia sprawdzam dedykowaną do tego celu skrzynkę mailową. Nie sprawdzam jednak tych maili przez 12h dziennie. Mam ściśle wyznaczony w ciągu dnia czas, gdzie skupiam się na odpowiadaniu na te maile. Zamówienia także trafiają na osobny adres mailowy, który nie publikuję nigdzie indziej. Ponadto są one akceptowane automatycznie i tak naprawdę nie muszę zaprzątać sobie tym głowy. Resztę wiadomości sprawdzam 3 razy w tygodniu i jest to raczej usuwanie spamu z ogólnego maila.

KROK 2: PODZIEL ZADANIA NA MNIEJSZE

Teraz gdy już masz listę najważniejszych zadań do wykonania, z pewnością należałoby je podzielić na podzadania. Możliwe, że do wykonania dużych zadań będziesz potrzebować innych osób. A już z pewnością nie da się wykonać najważniejszych zadań bez podzielenia ich na mniejsze kroki. Postaraj się rozpisać każde najważniejsze zadanie w taki sposób, abyś widziała co i w jakiej kolejności musisz wykonać, aby zrealizować swój cel. Jeśli masz kilka projektów, to spróbuj skupić się na jednym z nich. I dopiero po wykonaniu jednego przejdź do kolejnego. Nie musi to oznaczać, że dopiero za kilka miesięcy będziesz mogła osiągnąć zamierzony sukces. W moim wypadku, gdzie prowadzę osobną stronę ze szkoleniami dla architektów, tą stronę na której jesteś w tej chwili i osobny biznes projektowy, trudno wyobrazić sobie robienie 3 projektów w tym samym czasie. Jednak nie wyobrażam sobie, abym miała odłożyć jeden biznes “na potem”, bo każdy z nich wymaga stałego rozwijania. Co się sprawdziło? Podzieliłam mój tydzień na bloki. Poniedziałek, Środa i Piątek poświęcone są moim szkoleniom dla architektów i projektom (na tyle zmieniłam oba biznesy, że uzupełniają się wzajemnie) a pozostała część tygodnia poświęcona jest MKR. Jasne czasami zmieniam harmonogram, ale wiem, że kolejnego dnia poświęcam uwagę drugiej stronie biznesu.

Nie wyobrażam sobie, abym w tym samym dniu miała zajmować się dwoma projektami jednocześnie. W twoim wypadku może także sprawdzić się działanie typu: do 12:00 pracuje nad tym projektem a po obiedzie nad drugim. Zarówno rano jak i wieczorem poświęcam w 100% uwagę danemu tematowi i nie mieszam ich jeśli to absolutnie niezbędne.

Co ważne ustal sobie czas na zrealizowanie każdego planu. To nie ma być coś do zrobienia, to ma być coś do zrobienia do konkretnego dnia. Bądź realistką, ale także nie dawaj sobie za dużo czasu. Każdy w nas ma coś takiego, że im mniej czasu, tym bardziej zmobilizowani jesteśmy do pracy.

Uwielbiam książkę 12-tygodniowy rok, która zaleca dzielenie roku na 4 kwartały. Każdy z nich traktuj jako osobny rok. Co zwykle masz zaplanowane na rok? Myślisz, że udałoby się to zrealizować w 3 miesiące? Jestem przekonana, że w większości wypadków tak. Spróbuj od dziś, nie od kolejnego kwartału.

KROK 3: KONTROLOWANIE I ULEPSZANIE

Wiesz już co jest dla Ciebie teraz najważniejsze, jakie czynności musisz wykonać, aby zrealizować swój plan i osiągnąć cel, ale na tym praca się nie kończy. Przynajmniej raz w tygodniu kontroluj postępy swojej pracy. Ja każdy dzień zaczynam od napisania sobie na kartce listy zadań “na dziś” i skreślam krok po kroku wykonane czynności. Możesz w tym celu użyć jednej z wielu aplikacji na telefon, lub po prostu wpisać sobie listę zadań do kalendarza. Czy każdego dnia wykonuję plan w 100%? Absolutnie. Czasami sprzęt zastrajkuje, czasami opadam z sił i nie daję rady… to co ważne, zawsze pod koniec dnia przepisuję listę nie wykonanych czynności na listę rzeczy do zrobienia na kolejny dzień.

Czasami także wymagana jest korekta w naszym planie. Może uda się uzyskać czyjąś pomoc, może czasami będzie to nowe narzędzie, które znacznie przyspieszy albo wydłuży czas realizacji planu. Usiądź i zaplanuj wszystko na nowo, umieszczając to w odpowiednich ramach czasowych.

KROK 4: CO ZROBIĆ Z RODZINĄ?

Praca online często wiąże się z dzieleniem swoich obowiązków z opieką nad dzieckiem. Nie, to nie jest łatwe. Zwłaszcza do czasu, gdy dziecko potrafi zająć się sobą na dłuższą chwilę. Staraj się wykorzystywać do maksimum czas, gdy dzieci są w szkole czy śpią. Wtedy absolutnie nie wchodź na Facebooka, nie zajmuj się mailami jeśli to absolutnie niezbędne. Mail do potencjalnego klienta możesz wysłać za godzinę. Na prawdę nic się nie stanie. A teraz skup się na wykonaniu najważniejszych zadań, które wymagają skupienia, może ciszy (bo nagrywasz filmy). Wszystkiego tego, co przyniesie wymierne korzyści i przyniesie Ci poprawę na Twoim rachunku. Pomyśl także nad zautomatyzowaniem wszystkich czynności, które mogą zostać wykonane bez Twojej obecności. W moim wypadku taka automatyzacja polega na wysyłce maili i zapisów na kurs.

Gdy rodzina jest w domu, nie bój się wyznaczać granic. Oddaj dzieci w ręce partnera. Uczul domowników, że od godziny tej do tej pracujesz, zamknij za sobą drzwi i niech nikt Ci nie przeszkadza. Mniejszym dzieciom wytłumacz, że niektórzy rodzice chodzą do pracy i wtedy dzieci nie widzą swoich rodziców i tak samo jest z Tobą. W tym czasie mama pracuje i tak jakby jej nie było. Nie można mamy prosić o zabawę, bo przecież mamy teraz nie ma. Wytłumacz także, że teraz mamy nie ma przez godzinę, ale potem jesteś cała dla swojego dziecka i będziecie mogli się pobawić. Skup się na wykonywaniu w tym czasie wymaganych obowiązków, abyś naprawdę mogła poświęcić czas swojemu dziecku. Tobie także przyda się odskocznia od codziennych obowiązków.

Ale z drugiej strony nie zapominaj także, że czasami można sobie zrobić dzień wolny, odpuścić narzucony sobie rygor. Nawet mnie zdarza się cały dzień z Netflixem czy wyjazd za miasto. Natomiast nawet wtedy jestem ze sobą szczera i staram się utrzymać realizację planu w określonym przeze mnie czasie. Jeśli odpuściłam dzisiaj, to jutro pracuję dłużej wykonując dzisiejsze i jutrzejsze obowiązki w jeden dzień.

Leave your thought here

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

[]